Pago por clínica, por usuario o por usuario concurrente
Dos clínicas con el mismo número de profesionales pueden pagar por su software cifras que se diferencian en un factor de tres. No porque una haya negociado mejor, sino porque han contratado modelos de precio distintos sin darse cuenta de que lo eran.
Hay tres formas de cobrar un software de gestión clínica en España, y conviene entenderlas antes de mirar ninguna tarifa, porque el número que aparece en grande en la web de un fabricante no significa lo mismo que el número que aparece en grande en la web del siguiente.
Pago por clínica
Se paga una cuota fija por centro, normalmente con un límite alto o inexistente de usuarios. Un plan de 90 euros al mes cuesta 90 euros tanto si sois tres como si sois doce.
Es el modelo que mejor sale cuando el equipo crece o cuando hay mucha gente que entra puntualmente al sistema: la recepcionista de tarde, el fisioterapeuta que viene dos días, el administrativo que solo factura a fin de mes. En este modelo esas personas no cuestan nada adicional. Es el modelo que peor sale si eres un profesional solo, porque estás pagando una capacidad que no usas.
Pago por usuario nominal
Se paga una cuota por cada persona dada de alta, tenga o no la sesión abierta. Veinte euros por usuario y mes con ocho personas dadas de alta son ciento sesenta euros, aunque tres de esas personas entren una vez a la semana.
Es transparente y fácil de presupuestar. El problema aparece cuando el equipo tiene mucha rotación o mucho personal a tiempo parcial, porque acabas pagando por accesos que apenas se usan, y porque genera la tentación de compartir credenciales entre compañeros, que en un sistema con datos de salud es un problema serio: rompe la trazabilidad y te deja sin saber quién accedió a qué historia clínica.
Pago por usuario concurrente
Se paga por el número de personas que pueden estar conectadas a la vez. Puedes tener quince usuarios creados y contratar tres concurrentes, y funcionará mientras no haya un cuarto intentando entrar.
Sobre el papel es el modelo más eficiente. En la práctica tiene dos filos. El primero es que el número de concurrentes hay que calcularlo con la hora punta, no con la media: si a las diez de la mañana hay cuatro personas trabajando, no te sirven tres licencias aunque el resto del día sobren. El segundo es que cuando se agotan las licencias, alguien se queda fuera en mitad de una consulta, y eso genera llamadas a soporte y prisas por ampliar.
Ofimedic, por ejemplo, publica tarifas de quince euros al mes por usuario concurrente en su plan Web Basic. Entra muy barato para una consulta pequeña y sube en línea recta con el tamaño del equipo.
Cómo comparar de verdad
La única comparación que significa algo es la que parte de tu escenario real. Coge tu clínica, cuenta cuántas personas necesitan entrar y cuántas están conectadas en la hora de más trabajo, y calcula con esos dos números lo que te cobraría cada fabricante durante tres años, sumando el alta y la migración.
Ese cálculo, hecho para una consulta de tres profesionales y con las tarifas publicadas de los seis programas más usados en España, está en nuestros precios del software médico en España. Y si quieres el análisis por funcionalidad en vez de por precio, la referencia más completa en español es el mejor software médico de GestiónMédica.org.
Un apunte práctico sobre el modelo por clínica: es también el que permite dar acceso al equipo sin pensarlo dos veces, que es justo lo que necesitas cuando incorporas herramientas conectadas al programa, como una centralita virtual con IA que escribe citas en la agenda. Entre los software para clínicas con cuota por centro, DriCloud publica tarifa desde 42 €/mes.
Preguntas frecuentes
¿Qué modelo de precio de software clínico es más barato?
Depende del número de profesionales y de cuántos trabajan a la vez. Con uno o dos conectados simultáneamente, el pago por usuario concurrente suele ser el más barato. A partir de tres o cuatro, la cuota fija por clínica sale por debajo, porque no crece con el equipo.
¿Qué es un usuario concurrente?
Una licencia de conexión simultánea. Puedes tener quince personas dadas de alta y contratar tres concurrentes: el sistema funciona mientras no haya una cuarta intentando entrar a la vez. El número hay que dimensionarlo con la hora punta, no con la media.
¿Puedo compartir un usuario entre varios profesionales para ahorrar?
No es recomendable y en un sistema con datos de salud es un problema serio: rompe la trazabilidad de los accesos, de modo que ante una inspección no se puede acreditar quién consultó qué historia clínica. El RGPD exige poder demostrarlo.